Veľké korporácie vyžadujú efektívny systém na okamžitú komunikáciu informácií a správ v rámci organizácie a mimo nej. V tomto kontexte je telefón jedným z najjednoduchších a najpohodlnejších spôsobov okamžitej komunikácie, ale pokiaľ ide o dôkazy, písané režimy sa považujú za najlepšie. Písomné záznamy obsahujú poznámky, poznámky, listy, obežníky a príkazy, ktoré organizácia používa.
Článok, ktorý vám bol predložený, sa pokúša objasniť rozdiel medzi poznámkou a listom.
Porovnávacia tabuľka
| Základ pre porovnanie | memorandum | písmeno |
|---|---|---|
| zmysel | Poznámka sa vzťahuje na krátku správu, napísanú v neformálnom tóne pre informačnú cirkuláciu informácií. | List sú typom verbálnej komunikácie, ktorá obsahuje komprimovanú správu, ktorá sa odovzdá stranou, ktorá je mimo podnikania. |
| príroda | Neformálne a stručné | Formálne a informatívne |
| Vymenené medzi | Oddelenia, jednotky alebo nadriadené v rámci organizácie. | Dve obchodné domy alebo medzi spoločnosťou a klientom. |
| dĺžka | Krátky | Porovnateľne dlhá |
| podpis | Podpis sa v poznámke nevyžaduje. | List je riadne podpísaný odosielateľom. |
| komunikácia | Jedna až veľa | Jeden na jedného |
| obsah | Použitie technického žargónu a osobného zámeny je povolené. | Jednoduché slová sa používajú a písané v tretej osobe. |
Definícia poznámky
Memo je krátke pre memorandum, čo znamená poznámku alebo záznam pre akékoľvek použitie v budúcnosti. Je to krátka správa, ktorá sa používa ako prostriedok neformálnej komunikácie v rámci organizácie na písomné zasielanie informácií. Môže byť nazvaná ako interfejsová komunikácia, úradné memorandum alebo interfejsová korešpondencia, skôr ako memorandum.
Hlavným cieľom spomienok je šírenie obchodných politík, postupov alebo súvisiaceho oficiálneho podnikania. Tieto sú napísané v jednej perspektíve a môžu slúžiť rôznym účelom, ako je šírenie správ, pokynov a informácií pre viacerých príjemcov, volanie ľudí na akciu alebo stretnutie.
V poznámke je možné použiť neformálny tón a osobné zámena. Neexistuje žiadna požiadavka na použitie pozdravu a bezplatného uzavretia.
Definícia písmena
Obchodný list možno definovať ako formu písomnej komunikácie, ktorá obsahuje dlhú správu, adresovanú strane mimo organizácie, tj dodávateľovi, zákazníkovi, výrobcovi alebo klientovi. Začína s pozdravom, odborne písaný v tretej osobe a má doplnkovú blízkosť s podpisom.
Vzťah medzi odosielateľom a prijímateľom zohráva dôležitú úlohu pri určovaní celkového štýlu, v ktorom sa list navrhuje. Používajú sa z viacerých dôvodov, ako je požiadavka na informácie alebo spätnú väzbu, umiestňovanie objednávok, sťažnosti alebo sťažnosti, niečo sa o tom pýtajú alebo sa sleduje.
List je vytlačený, napísaný alebo napísaný na hlavičkový papier, ktorý obsahuje údaje o firme, ako je meno, adresa, logo atď. Keďže obchodné listy slúžia ako dôkaz pre obidve zúčastnené strany, musí byť zdvorilý, zdvorilý a rešpektujúc okamžitú reakciu.
Kľúčové rozdiely medzi poznámkami a písmenami
Nasledujúce body vysvetľujú rozdiel medzi poznámkami a písmenami:
- Táto poznámka môže byť definovaná ako krátka správa, písaná neformálne s cieľom oznámiť určité informácie členom organizácie. Naopak, listy možno chápať ako prostriedok verbálnej komunikácie obsahujúcej krátke posolstvo adresované strane mimo podniku.
- Memo používa neformálny tón a je rovno. Na druhom konci sú listy veľmi formálne a obsahujú veľa informácií.
- Použitie memoranda je pre organizáciu vnútorné v tom zmysle, že sa vymieňa medzi dvoma oddeleniami alebo jednotkami alebo je odoslané manažérom na informovanie podriadených. Naproti tomu používanie listu je vonkajšieho charakteru, keďže sa vymieňa medzi dvoma obchodnými domami alebo medzi spoločnosťou a klientom.
- Pokiaľ ide o dĺžku, písmená sú v porovnaní s poznámkou dlhšie.
- V poznámke nie je žiadna požiadavka podpisu, pretože sa používa v rámci organizácie. Písmeno však musí riadne podpísať ten, kto ho posiela.
- Poznámky sú napísané s cieľom informovať alebo usmerňovať oddelenie alebo počet zamestnancov v určitej záležitosti, a preto sú zvyčajne napísané z jednej perspektívy, a to ako masová komunikácia. Na rozdiel od toho sú listy súkromné, pretože sa týkajú konkrétnej strany alebo klienta, takže ide o formu medziľudskej komunikácie jedna k druhej.
- Technické poznámky sú bežne používané v poznámkach, rovnako ako použitie osobných zámen. Na rozdiel od písmen sa vyhýbajú používaniu technických jargónov a výrazov, ktoré nie sú ľahko pochopiteľné. Okrem toho sú listy písané treťou osobou.
záver
Memo je základným nástrojom obchodnej komunikácie, ktorá sa používa na prenos konkrétnych informácií mnohým osobám pracujúcim v tej istej organizácii. Má veľkú úlohu pri zaznamenávaní každodenných obchodných aktivít a môže byť použitá aj pre budúce použitie.
Naproti tomu sa písmená považujú za najlepší spôsob písomnej komunikácie, ktorý sa môže použiť na poskytovanie alebo vyhľadávanie informácií externej strane. Pomáha presvedčiť prijímajúceho, aby urobil podľa vôle spisovateľa.
