Neexistuje nič, čo by spochybňovalo skutočnosť, že služba Email spôsobila revolúciu v spôsobe, akým komunikujeme navzájom. A aj keď ľudia budú v týchto dňoch čoraz viac uprednostňovať veci, ako sú sociálne siete a aplikácie okamžitých správ, aby sa mohli rozprávať s priateľmi, pravdou zostáva, že pokiaľ ide o správnu komunikáciu, e-mail je stále preferovaným médiom.
Od univerzít po globálne korporácie a od študentov až po generálnych riaditeľov, e-mail sa používa takmer všade a každým. To znamená, že takmer všetci máme viacero e-mailových adries, s jedným alebo viacerými poskytovateľmi e-mailových služieb. Skutočnou otázkou však je, že potvrdzujeme protokol (-y) o správnom používaní e-mailu?
Ak si nie ste istý / -á s odpoveďou, tento článok, ktorý podčiarkuje základné e-mailové etikety, ktoré by mali každý nasledovať, je pre vás. Takže bez ďalšieho bláznovstva tu idú.
Základné e-mailové etikety
1. Použite profesionálne vyzerajúcu e-mailovú adresu
Vaša e-mailová adresa sa často považuje za indikátor vašej osobnosti. Z tohto dôvodu je dôležité mať profesionálne vyzerajúcu e-mailovú adresu, zvyčajne s priezviskom a priezviskom, ktoré tvoria jej časť "používateľské meno" . Je to ešte dôležitejšie, ak máte v úmysle používať e-mailovú adresu na profesionálnu komunikáciu (napr. Posielanie životopisov na nábor pracovníkov, poskytovanie pracovných vzoriek klientom).
Ak nie je k dispozícii používateľské meno podľa vášho výberu, môžete k nemu pridať číslo podľa vášho výberu (napr. Dátum narodenia). Aby sme uviedli niekoľko príkladov, možno považovať za dobrú voľbu [e-mail chránený] alebo [chránený emailom] . Na druhej strane použite niečo ako [email protected] alebo [email protected] a môžete si byť istí, že vaše e-maily nebudú ani otvorené príjemcom.
Tip: Ak je to možné, použite samostatnú e-mailovú adresu pre všetky vaše profesionálne potreby. A ak vám nevadí rozdrobiť niekoľko dolárov, je najlepšie ísť na hosťované e-maily s vlastnou doménou.
2. Vždy vložte predmet a zostaňte ho jasným a stručným
Predmet je jedným z najdôležitejších komponentov e-mailu, pretože okamžite poskytuje príjemcovi predstavu o informáciách, ktoré sú súčasťou e-mailu . To je dôvod, prečo všetky vaše e-maily by mali mať predmetovú líniu, aj keď obsah nie je taký dôležitý. Odchod prázdnej predlohy je vnímaný ako nedbanlivosť na strane odosielateľa.
Ešte dôležitejšie je, že predmetová položka by mala byť stručná a dosť, takže príjemca môže čo najrýchlejšie zverejniť obsah e-mailu. Niekoľko príkladov je priložená správa o projekte , prieskum výkonnosti - vyžiadaná predčasná odpoveď a podobné veci.
3. Použite štandardné písma a minimálne formátovanie
Bez ohľadu na to, koľko sa vám páči tie fantazijné fonty, ktoré máte na vašom PC, sú absolútne ne-nie, pokiaľ ide o zloženie e-mailov. Je to preto, že ak používate neštandardné písmo a nie je nainštalované v počítači príjemcu, text e-mailu sa nezobrazí podľa plánu . To je dôvod, prečo väčšina e-mailových služieb má len niekoľko štandardných, serif a sans-serif písma (napr. Times New Roman, Arial), ktoré sú k dispozícii na vytváranie e-mailov. A mali by ste sa na nich držať.
Ponechajte formátovanie vo vašom e-mailu čo najmenej. Pokiaľ nie je potrebné v obsahu e-mailu zdôrazniť určitú časť, linku atď., Zdržujte sa používania zvýrazňovania a farieb textu . V skutočnosti by farba textu e-mailu mala byť len čierna, pretože je čitateľná.
4. Vyhnite sa chybám, nesprávnemu používaniu gramatiky a chybám interpunkcie
Hoci nie je všetko vonku gramatická nacistická a nie je trestné mať neúmyselné typo alebo dva vo vašich e-mailoch, nesprávne používanie jazyka, štruktúra viet atď., Vo všeobecnosti dáva príjemcovi (ov) negatívny dojem. Preto je mimoriadne dôležité, aby ste skôr, než narazíte na tlačidlo "Odoslať", skontrolovali e-mailovú linku predmetu, telo a všetky ostatné textové prvky pre akékoľvek neúmyselné chyby gramatiky a interpunkcie (a opravte ich, ak sú nájdené).
A čo viac, nesmiete vo svojich e-mailoch používať viac interpunkčných znamienok (napr. !!!). To isté platí pre slangové slová (napr. LMAO), populárne kontrakcie (napr. Gotcha!) A emotikony. Všetky tieto veci vyzerajú veľmi nezrelé a neprofesionálne a najlepšie sú len pre sociálne siete a okamžité rozhovory.
Tip: Vždy sa postarajte o to, ako vo svojich e-mailoch používate slová, vety atď. E-mail (alebo čokoľvek iného) by nikdy nemal byť nikdy zložený vo všetkých CAPS, pretože sa považuje za internetový ekvivalent krikovania.
5. Zadajte prílohy opisné názvy
Najčastejšie musíme posielať / prijímať viaceré súbory ako prílohy s našimi e-mailmi. Aj keď je to celkom nevyhnutné, nič by nemalo byť horšie ako prijímanie e-mailu, ktorý je nabitý množstvom náhodne menovaných súborov (napr. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), ktoré nemajú zmysel. Takže vždy, keď posielate prílohy e-mailom, premenujte ich s niektorými opisnými názvami súborov, aby príjemca okamžite poznal ich obsah bez toho, aby ich musel otvoriť. Napríklad, ak posielate svoj životopis potenciálnemu zamestnávateľovi, dajte mu meno ako CurrentResume_JohnDoe . Jednoduché a jednoduché.
Ak máte v úmysle posielať veľké množstvo (napr. 20) príloh s e-mailom, je lepšie skombinovať ich v zipsovom archíve . Pre ešte väčšiu zrozumiteľnosť môžete v textovom texte e-mailu oddelene uvádzať podrobnosti o počte atribútov, celkovej veľkosti archívu atď.
6. Vždy zahrňte podpis
Na správne uzatvorenie alebo ukončenie textového textu e-mailu je potrebný podpis. Ale čo je dôležitejšie, tiež prináša "autenticitu" e-mailu a jeho obsahu . Takže všetky vaše e-maily by mali obsahovať váš podpis. Stačí vytvoriť a uložiť podpis v nastaveniach e-mailu a automaticky sa pridá na konci každého e-mailu, ktorý ste si vytvorili.
Hovoríme o tom, čo by malo byť zahrnuté do podpisu, je to niečo, čo by ste sa mali rozhodnúť, pretože sa líši od jednej osoby k druhej. Za týchto okolností môžete vo všeobecnosti zahrnúť kontaktné informácie (napr. Oficiálne číslo, sekundárny e-mail), ako aj odkazy na vaše sociálne profily . Stručne povedané, podpis by mal slúžiť ako vaša digitálna kontaktná karta. Nepreťažujte ho príliš veľa nepotrebných informácií.
7. Potvrďte príjem e-mailov
Moderné e-mailové správy sa zdokonalili tak, že po stlačení tlačidla Odoslať si môžete byť 200% istý, že sa dostanú do priečinka Doručená pošta príjemcu, o druhú alebo dve neskôr. Avšak, rovnako ako pri akejkoľvek technológii, e-mail môže (aj príležitostne) trpieť prestojmi . Takže akonáhle obdržíte e-mail (najmä ak je to dôležité), potvrďte jeho prijatie odpovedaním na odosielateľa malou správou.
Hoci nie je možné potvrdiť každý e-mail, ktorý dostanete, mali by ste to urobiť. A čo je dôležitejšie, mali by ste potvrďte e-mail, ktorý sa vám omylom poslal, pretože odosielateľ môže čakať na odpoveď od druhej strany. Tým sa odosielateľ dozvie o chybe a tiež uloží príjemcovi skutočného určeného príjemcu nejaké problémy.
8. Použite správne pozdravy
Keď hovoríme s ľuďmi tvárou v tvár, alebo dokonca po telefóne, vždy začíname pozdravom. Rovnaké pravidlo platí aj pre e-maily, takže vaše e-maily by mali mať vždy správne pozdravy pre príjemcov. V závislosti od toho, kto posielate e-mail, pozvánka môže byť formálna (napr. Vážený pán Johnson, profesor Keller) alebo neformálny (Dobrý deň, Adam, Ahoj Jenna) . Podobne musí koniec (napr. Pozdravy, S pozdravom) musí mať rovnaký základný tón ako počiatočná pozvánka, ako aj celková správa.
Stojí za zmienku, že by ste sa mali zdržať používania extrémne neformálnych a každodenných pozdravov (napríklad Čo je to?) V e-mailoch . Je samozrejmé, že je považované za neprofesionálne.
9. Nepoužívajte Odpovedať všetkým zakaždým
Sú chvíle, kedy dostanete e-mail, ktorý je tiež odoslaný niekoľkým ďalším príjemcom (napr. Dôležitá poznámka v spoločnosti). Ale keď odpoviete na takéto správy, rýchlo používate možnosť "Odpovedať všetkým" . Odošle nielen odpoveď pôvodnému odosielateľovi, ale všetkým ostatným, ktorí dostali e-mail, či je odpoveď určená pre ne, alebo nie . Ide o dokonalý spôsob upchania doručenej pošty príjemcov.
Z tohto dôvodu buďte opatrní pri odpovedaní na e-maily s viacerými príjemcami a použite možnosť Odpovedať . Len ak ste 100% istý, že vaša odpoveď je určená pre každého v zozname príjemcov, použite možnosť Odpovedať všetkým.
10. Správne používajte polia Cc a Bcc
Spolu s políčkom "To" sú polia " Cc " a " Bcc " niečím, o čom vie niekto, kto kedy dostal e-mail. Ale aj po tom, väčšina ľudí skončí s nesprávnym používaním. Tu je nízke skóre, čo sú, a kedy by sa mali použiť :
- Cc: Stojany na kópiu uhlíka. Ak existujú nejakí príjemcovia, ktorým chcete poslať e-mail, ale nechcete, aby vedeli, že tento e-mail je "len" určený pre nich, zadajte ich e-mailové adresy do tohto poľa. Každý príjemca vidí e-mailové adresy ostatných v poli Cc.
- Skrytá kópia Skrytá karbonová kópia. Ak máte viacerých príjemcov, ktorým chcete odoslať e-mail, ale chcete, aby sa považovali za jediných príjemcov e-mailu, zadajte ich e-mailové adresy do tohto poľa. Každý príjemca v poli Bcc môže vidieť len svoju vlastnú e-mailovú adresu a nie ostatné. Táto možnosť je vhodnejšia pre ochranu osobných údajov.
11. Odpovedajte na e-maily včas
Vzhľadom na to, koľko e-mailov dostávame denne, je takmer nemožné odpovedať na všetky z nich hneď. Avšak, aj keď e-mail je trochu nízka na vašu prioritu, mali by ste sa pokúsiť reagovať na to včas . Vo všeobecnosti by to malo trvať 24 až 48 hodín od prijatia e-mailu. A ak nebudete môcť nejaký čas odpovedať na e-maily (napr. Kvôli prerušeniu), použite funkciu automatického odpovedania alebo odpoveď na dovolenku, ktorú má väčšina e-mailových služieb.
12. Pred odoslaním správne formátujte e-maily
Akonáhle sa na e-mail zobrazí tlačidlo "Forward", celá správa (vrátane akýchkoľvek obrázkov, nesprávneho textu atď.) Je podivne odsadená napravo a vložená do prázdneho e-mailu, aby ste mohli zadať e-mailové ID príjemcov a pošlite ich. To nielenže zmiernilo formátovanie pôvodnej e-mailovej správy, ale zaviedlo aj veľa symbolu na biele a medzery (>) do dopredného e-mailového bloku, čo zase robí e-mail takmer nečitateľný.
Ak to chcete zoradiť, mali by ste správne naformátovať odoslaný e-mail, ak je vložený do prázdneho e-mailu . Zahŕňa to odstránenie extra bieleho priestoru, ako aj odstránenie ďalších znakov, prázdnych riadkov a podobne.
Používajte e-mail tak, ako sa má používať
Keďže je to hlavný prostriedok komunikácie v dnešnom svete pripojenom na internet, je mimoriadne dôležité, aby bol e-mail použitý v súlade s príslušnými pravidlami, ktoré zahŕňajú všetko od toho, ako pozdravíte príjemcov, k štýlu písma, ktorý si vyberiete. A uvedené etikety vám pomôžu urobiť práve to, čím sa dosiahnete celkovo lepší a produktívnejší e-mailový zážitok. Vyskúšajte ich a dajte nám vedieť svoje obľúbené v nižšie uvedených komentároch.
